La inspección llega sin avisar

Martes, 10:00. Dos inspectoras de servicios sociales se presentan sin aviso previo en una residencia de 100 plazas. Elena, la directora, las recibe en su despacho. Quieren revisar varios expedientes, el cumplimiento de los planes de atención, la medicación, las incidencias del último trimestre y el personal.

Escenario ilustrativo. Cada comunidad autónoma tiene su propio procedimiento de inspección; aquí se muestra cómo se responden las preguntas habituales con Tavami.

Antes

• Elena tenía que pedir a enfermería que localizara las carpetas de cada residente.
• Los planes estaban en un armario; algunos sin la firma de todo el equipo.
• Las hojas de medicación de meses anteriores estaban en cajas, en el archivo.
• El cuadrante de turnos de hace dos meses era un Excel que había cambiado varias veces.
• La inspección se alargaba y generaba requerimientos de documentación posterior.

Con Tavami

1. La foto general. Elena abre el Cuadro de mando: ocupación, altas y bajas del mes, PAI fuera de plazo, incidencias abiertas y graves, cualificaciones caducadas y ratios incumplidos. En una pantalla, sin datos individuales, las inspectoras ven el estado del centro.

2. Expedientes de residentes. Las inspectoras eligen tres residentes al azar. Desde Residentes, Elena muestra para cada uno su estado, su estancia y su contrato. El historial de la estancia muestra cada cambio de estado (preadmisión, ingreso, ausencias temporales) con fecha y autor. El botón Historial de la ficha muestra quién cambió cada dato administrativo y cuál era el valor anterior.

3. PAI. La pantalla de PAI lista a todos los residentes con su situación: vigente, borrador, sin PAI o fuera de plazo. Para uno de los tres residentes elegidos, la supervisora de enfermería muestra el plan vigente, las versiones archivadas anteriores y las tareas de cuidado registradas desde la planta, cada una con quién la hizo y cuándo.

4. Medicación. Las inspectoras piden ver la medicación de un residente. La enfermera de turno, con su perfil, abre la ronda del día y el registro de tomas: cada toma con su profesional, hora y estado (dada, rechazada, no disponible). Las prescripciones van firmadas por el médico. Ningún registro de administración se ha modificado: si hubo un error, consta su corrección.

5. Incidencias. Desde Incidencias, filtrando por fecha, la supervisora muestra las del trimestre. Para una caída grave de agosto se ve el registro inicial, el aviso a Enfermería y Dirección, cada actuación y el cierre. Ninguna incidencia se ha borrado.

6. Personal y cualificaciones. En Personal, Elena muestra la plantilla con su estado (activo, suspendido, baja) y la marca de cualificación caducada. Hay una auxiliar con la acreditación vencida hace una semana; Elena explica que ya está en trámite. El sistema lo había avisado.

7. Turnos y ratios. En Turnos, la rejilla del día muestra quién está trabajando y en qué estado está cada turno. En Ratios, el cumplimiento de ahora mismo: para cada categoría y franja configuradas según la normativa de la comunidad, personal requerido frente a presente.

8. Control de accesos. Una inspectora pregunta quién puede ver la historia clínica. Elena explica que dirección no tiene acceso clínico por defecto, que cocina solo ve dietas y alergias alimentarias y que cada acceso a datos de salud queda registrado.

Nota: decidid de antemano, con vuestro delegado de protección de datos, cómo se mostrará la información a la inspección: con qué perfil, en presencia de quién y qué se entrega por escrito.

Qué garantiza el sistema

• Todo cambio de estado pasa por una única función de transición y queda registrado con quién, cuándo y de qué a qué.
• Toda modificación de datos queda en un registro de cambios de solo añadir, con autor, valor anterior y valor nuevo, que no se puede saltar.
• Los registros firmados (tomas, evolutivos, tareas de cuidado) son inmutables.
• Las incidencias no se eliminan; cerradas no se modifican.
• Un único PAI vigente por persona, con las versiones anteriores archivadas.
• Los turnos de una misma persona no se solapan, y los ratios se calculan sobre presencia real.
• Cada perfil accede solo a lo que su función justifica, y el histórico administrativo no expone datos clínicos.

Quién interviene

Rol	Qué hace durante la inspección
Dirección	Cuadro de mando, expedientes, personal, ratios y control de accesos
Enfermería	PAI, medicación, incidencias e historia clínica, desde su perfil
Admisiones	Contratos y documentación de ingreso
Administración del sistema	Explica la configuración de roles y la auditoría, si se requiere

Más detalle en Seguridad y privacidad.