Módulos: Centro de día, Contratos, Facturación. Escenario ilustrativo con nombres ficticios.
Un centro de día de 35 plazas, un jueves cualquiera. Abre a las 9:00 y cierra a las 18:00. Hoy están previstas 31 personas usuarias. Laura, coordinadora, y dos gerocultores reciben a quienes llegan en transporte y a quienes trae la familia.
Escenario ilustrativo de la gestión diaria de presencia con Tavami.
Antes
- Una hoja de firmas en la entrada, que a veces se rellenaba al final del día.
- Para saber quién estaba dentro en un momento dado había que contar en la sala.
- Si alguien no venía, se anotaba "no viene" sin distinguir si avisó, si se quedó en casa enfermo o si nadie sabía nada.
- A final de mes, facturación contaba las hojas y discutía con coordinación los días de reserva.
Con Tavami
Las previstas del día. A las 8:45, Laura abre Centro de día en la tablet de la entrada. Aparecen las 31 personas con estancia activa en centro de día que tienen asistencia prevista hoy, todas en estado prevista, con los indicadores de presencia en la parte superior: previstas, presentes, finalizadas y ausentes.
Llegadas. A medida que llegan, Laura o los gerocultores pulsan Entrada sobre cada persona. Pasa a presente con la hora registrada. El contador de presentes se actualiza al instante.
Quién está dentro. A las 11:30 se activa un simulacro de evacuación. Laura consulta la pantalla: 28 presentes. Es la lista que se usa para el recuento en el punto de encuentro.
Una ausencia avisada. A las 9:20 llama la hija de Julián: tiene fiebre y no vendrá. Laura marca a Julián como ausente. Su plaza sigue reservada para él hoy y nadie más puede ocuparla.
Una persona que no aparece. A las 10:30, Encarna no ha llegado y nadie ha avisado. Laura llama a la familia, siguiendo el protocolo del centro. Confirmado que no vendrá, la marca como ausente.
Una salida antes de hora. A las 13:00, el hijo de Paco viene a recogerlo para una cita médica. Laura pulsa Salida: Paco pasa a finalizada con la hora de salida. No se puede registrar una salida de alguien que no ha registrado entrada ese día.
Un intento fuera de regla. Un gerocultor nuevo intenta registrar la entrada de una persona que causó baja en el centro de día la semana pasada. El sistema no lo permite: el control de entradas y salidas solo aplica a personas usuarias con estancia activa en centro de día.
El cierre de la tarde. A partir de las 17:00 se van registrando las salidas. A las 18:00 no queda nadie en presente. El registro del día queda completo.
A final de mes. Cuando facturación genere las facturas, las de centro de día recogerán por separado los días asistidos y los días de reserva: los días en que la plaza estaba reservada aunque la persona no viniera, como el jueves de Julián y de Encarna.
Nota: la reserva de plaza se factura según lo pactado en cada contrato. Conviene que las familias lo conozcan desde el ingreso para evitar sorpresas en la factura.
Qué garantiza el sistema
- Solo las personas usuarias de centro de día con estancia activa tienen control de entrada y salida.
- No puede haber salida sin entrada previa el mismo día.
- La presencia refleja en tiempo real quién está dentro del centro.
- Una persona no puede ser a la vez usuaria de centro de día y residente.
- La asistencia alimenta la facturación por día; la reserva se factura aunque no haya asistencia y la factura distingue ambos conceptos.
- Cada cambio de estado del día queda registrado con quién y cuándo.
Quién interviene
| Rol | Qué hace |
|---|---|
| Coordinación del centro de día | Revisa las previstas, registra ausencias y contacta con las familias |
| Gerocultores | Registran entradas y salidas desde la tablet o el móvil |
| Facturación | Consulta las asistencias y emite las facturas del mes |
| Admisiones | Gestiona altas, bajas y contratos de centro de día |
Más detalle en Centro de día.
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