Módulos: Facturación, Contratos, Centros. Escenario ilustrativo con nombres ficticios.
Primer día hábil de octubre. Teresa, responsable de facturación de un grupo con dos centros (una residencia de 80 plazas y un centro de día de 30), tiene que emitir las facturas de septiembre. Ese mes hubo tres ingresos, una baja y un cambio en los datos de quien paga una estancia.
Escenario ilustrativo del cierre mensual con Tavami.
Antes
- Teresa exportaba la lista de residentes, la cruzaba con una hoja de tarifas y calculaba a mano los meses partidos.
- Para el centro de día contaba los días de asistencia en las hojas de firma y los sumaba.
- Los números de factura se llevaban en una hoja aparte; si se anulaba una, quedaba un hueco que había que justificar.
- Si se detectaba un error después de emitir, se editaba la factura y se volvía a imprimir.
Con Tavami
Generar el mes. Teresa abre Facturación, elige septiembre y pulsa Generar. El sistema emite una factura por cada contrato con vigencia en el mes, incluidos los que finalizaron durante septiembre. Cada centro emite con su CIF y su serie, con numeración correlativa sin huecos.
Residencial y centro de día. Para la residencia, cada línea es la cuota mensual. Para el centro de día, la factura recoge los días de asistencia y, por separado, los días de reserva: los días en que la plaza estaba reservada para la persona aunque no acudiera.
Los pendientes. Junto a las facturas emitidas, la pantalla muestra la lista de lo que no se ha podido facturar, con su motivo:
Contrato Motivo Residente de la 2.ª planta Sin datos de quien paga Usuario de centro de día Sin asistencias en el mes Residente ingresado el día 28 Sin tarifa Completar quien paga. Para el primer caso, Teresa abre el formulario desde la propia lista y completa nombre, NIF y domicilio de la hija, que es quien paga. Para el tercero, pide a admisiones que fije la tarifa del contrato. Vuelve a pulsar Generar: el sistema solo emite lo que falta. Lo ya facturado no se duplica.
El ingreso a mitad de mes. Roberto ingresó el 16 de septiembre. La residencia tiene configurada la política de cobro prorrateo, así que su factura cobra 15 de 30 días: el precio por día es la cuota dividida entre los días del mes, redondeado al céntimo. La línea lo indica de forma explícita. Si el centro tuviese la política mes completo, se cobraría la cuota íntegra.
El IVA del centro. Cada centro tiene configurado su tratamiento del IVA (exento, 10 % o 4 %), que se aplica a sus facturas. Teresa no tiene que decidirlo factura a factura.
Un error detectado. Dos días después, la familia de una residente avisa de que la cuota aplicada no es la pactada: la tarifa del contrato se registró mal. La factura está emitida y sin cobrar. Teresa corrige la tarifa en el contrato y emite una rectificativa: el sistema crea una factura R recalculada que sustituye a la original, que queda en estado rectificada. Las dos quedan enlazadas y visibles.
Una factura emitida por error. Una factura se emitió para un contrato que no debía facturarse ese mes. Teresa la anula indicando el motivo. La factura anulada no desaparece y el mes de ese contrato queda libre para volver a generarse si procede.
Cobros. A medida que llegan los pagos, Teresa marca cada factura como cobrada. Cada PDF se descarga desde la propia factura.
Qué garantiza el sistema
- Solo el rol de facturación emite o modifica facturas.
- Una factura emitida es inmutable: la corrección es una rectificativa o, si se emitió por error, una anulación con motivo.
- Numeración correlativa y sin huecos por serie y año; cada centro con su CIF y su serie.
- No se factura a nadie sin contrato con vigencia en el periodo.
- Sin CIF del centro o sin datos de quien paga, el contrato queda como pendiente con su motivo.
- La generación es idempotente: repetirla no duplica facturas.
- La reserva de plaza en centro de día se factura aunque no haya asistencia.
- El prorrateo o el mes completo se aplican según la política configurada en cada centro.
Quién interviene
| Rol | Qué hace |
|---|---|
| Facturación | Genera, rectifica, anula y marca cobros |
| Admisiones | Fija tarifas y datos de quien paga en los contratos |
| Dirección | Configura por centro la política de cobro, el IVA y la serie |
| Personal del centro de día | Registra las asistencias que alimentan la factura |
Más detalle en Facturación.
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