Una familia que vive lejos

Isabel vive en Bruselas. Su madre, Mercedes, lleva tres meses en una residencia de 70 plazas en Valladolid. Isabel viene cada dos meses y llama a menudo, pero las llamadas al control de enfermería interrumpen el trabajo de planta y no siempre encuentran a la persona que puede responder.

Escenario ilustrativo del portal de familias de Tavami.

Antes

• Isabel llamaba a la residencia y esperaba a que localizasen a alguien.
• Algunas profesionales le enviaban mensajes por WhatsApp desde su móvil personal, a veces con información que no deberían compartir por ese canal.
• No quedaba registro de lo que se le había dicho ni de quién se lo había dicho.
• Si el hermano de Isabel también llamaba, la información se duplicaba o se contradecía.

Con Tavami

1. Dar acceso. En la reunión de ingreso se acordó que Isabel sería la persona de contacto con acceso al portal. Lucía, de admisiones, abre Familias y vincula el correo electrónico de Isabel con Mercedes. Cuando Isabel inicia sesión por primera vez con ese correo, queda enlazada con su madre y con nadie más.

2. Lo que ve Isabel. Al entrar en el portal, Isabel ve el estado de la estancia de su madre (por ejemplo, activa, o en ausencia temporal si estuviese hospitalizada) y el hilo de conversación con el centro. No ve la historia clínica, ni la medicación, ni datos de otros residentes. Si intentase acceder a otra persona, el sistema respondería como si no existiera.

3. Un mensaje de la familia. Un domingo, Isabel escribe en el hilo: ha notado a su madre más cansada en la última videollamada y pregunta si ha habido algún cambio.

4. El centro responde. El lunes, Marta, la enfermera de referencia, ve el mensaje en la pantalla de Familias, donde el personal autorizado gestiona los hilos. Comenta el caso con el médico y responde a Isabel en el mismo hilo: han ajustado una pauta y lo están vigilando; le propone una llamada para explicárselo con detalle. La respuesta queda firmada a nombre de Marta.

5. Al instante. Si Isabel tiene el portal abierto, la respuesta aparece sin recargar la página. El aviso de que hay algo nuevo no lleva contenido: el mensaje se lee dentro del portal, con su sesión.

6. Una información delicada. Lo clínico detallado no se escribe en el hilo. Marta lo explica por teléfono, en la llamada acordada, que es lo que el centro ha decidido para este tipo de información.

7. El hermano también quiere acceso. El hermano de Isabel pide acceso. Lucía comprueba con dirección que Mercedes, o quien ostente su representación, lo autoriza, y vincula su correo. Ambos ven el mismo hilo: no hay versiones distintas de lo que dice el centro.

8. Trazabilidad. Cada acceso de un familiar al portal queda registrado, igual que cada mensaje, con quién y cuándo. Si mañana hubiese una reclamación, el centro puede mostrar qué se dijo y quién lo dijo.

Nota: que un familiar tenga acceso al portal no le convierte en titular de los datos de salud de la persona residente. Qué información se comparte y por qué canal lo decide el centro, de acuerdo con la persona o su representante legal.

Qué garantiza el sistema

• Un familiar solo accede a los datos de la persona con la que está vinculado; cualquier otra consulta se trata como inexistente.
• El portal muestra el estado de la estancia y la comunicación con el centro, no la historia clínica.
• Solo el personal con permiso de comunicaciones responde en nombre del centro, y cada mensaje va firmado.
• Los vínculos los da el personal con permiso para gestionar personas, por correo electrónico verificado en el inicio de sesión.
• Los avisos y señales en tiempo real no transportan datos de salud: el contenido se carga dentro de la aplicación con sesión autenticada.
• Los accesos de familiares quedan auditados.

Quién interviene

Rol	Qué hace
Familiar o tutor legal	Consulta el estado y se comunica con el centro desde el portal
Admisiones	Da y retira el acceso al portal, vinculando a cada familiar
Enfermería, trabajo social y dirección	Responden en los hilos según su función
Dirección	Define qué información se comparte por el portal y cuál por otros canales

Más detalle en Portal de familias.