Un ingreso de principio a fin

Una residencia de 90 plazas recibe la solicitud de ingreso de Carmen, de 84 años, que llega desde su domicilio tras un empeoramiento de su movilidad. Su hijo, Javier, será quien pague la estancia. Hay una plaza residencial libre en la segunda planta y el ingreso está previsto para el lunes.

Este escenario es ilustrativo: muestra cómo se encadena un ingreso en Tavami, desde el alta administrativa hasta el plan de atención vigente.

Antes

• Los datos de Carmen se recogían en un formulario en papel y se pasaban a mano a una hoja de cálculo de residentes.
• El contrato se redactaba en un procesador de textos y se archivaba en una carpeta compartida, sin relación con la ficha.
• Nadie comprobaba de forma automática que la plaza estuviese libre ni que el contrato correspondiese a la modalidad.
• El plazo del PAI se controlaba con un calendario de pared. Si alguien se olvidaba de apuntarlo, el plan llegaba tarde.

Con Tavami

1. Alta administrativa de la persona. Lucía, de admisiones, abre Nueva admisión y registra los datos personales de Carmen y los contactos. Antes, busca por nombre y documento para comprobar que no existe ya en el sistema. En esta fase solo se guardan datos administrativos: mientras Carmen esté en preadmisión, nadie puede registrar datos clínicos ni de cuidados sobre ella.

2. Estancia y modalidad. En el segundo paso, Lucía elige la modalidad residencial y la plaza de la segunda planta. La estancia nace en estado preadmisión. Carmen no puede tener a la vez una estancia residencial y otra de centro de día: las modalidades son excluyentes.

3. Contrato. En el tercer paso, Lucía prepara el contrato residencial con su tarifa y registra a Javier como quien paga: nombre, NIF y domicilio. Estos datos son los que aparecerán después en las facturas. Si el lunes aún no estuviese firmado, el paso se puede omitir y completar más adelante.

4. Confirmación. El último paso resume lo introducido y permite activar el contrato y registrar el ingreso en ese momento, o dejarlo para el día previsto.

5. El día del ingreso. El lunes, Carmen llega al centro. Lucía ejecuta la acción Ingreso desde la ficha de Residentes. El sistema comprueba que la plaza sigue libre y que la modalidad del contrato coincide con la de la estancia. Carmen pasa a activa y la plaza queda ocupada. Desde ese instante empieza a contar el plazo del PAI.

6. Contrato vigente. Al activar el contrato, el sistema verifica que Carmen tiene una estancia en curso con la misma modalidad y que no tiene otro contrato vigente. Una persona activa tiene exactamente un contrato vigente.

7. Primeros registros de cuidados. Con Carmen activa, enfermería ya puede abrir su historia clínica, registrar alergias y constantes, y el médico puede prescribir. Cocina ve su dieta y sus alergias alimentarias, nada más.

8. El PAI en borrador. Durante las primeras semanas, Marta, la enfermera de referencia, abre el PAI de Carmen en borrador y el equipo va añadiendo objetivos por área (movilidad, nutrición, participación) y tareas de cuidado.

9. Aviso del día 20. Si el plan sigue en borrador el día 20 desde el ingreso, Enfermería y Dirección reciben una notificación. La pantalla de PAI muestra a Carmen con el chip correspondiente.

10. PAI vigente. Tras la reunión del equipo, Marta pasa el plan a vigente. Las tareas aparecen en la app de planta y las gerocultoras las registran cada día.

Nota: el plazo de 30 días con aviso desde el día 20 es el criterio de trabajo que aplica Tavami. Cada centro debe comprobar el plazo que exige su comunidad autónoma.

Qué garantiza el sistema

• Sin plaza libre del tipo correspondiente no hay ingreso.
• Una persona no puede ser a la vez residente y usuaria de centro de día.
• En preadmisión no se generan registros clínicos ni de cuidados.
• El contrato debe coincidir con la modalidad de la estancia y solo puede haber uno vigente por persona.
• Cada cambio de estado (preadmisión a activa, borrador a vigente) queda registrado con quién y cuándo.
• Solo hay un PAI vigente por persona; cada revisión es una versión nueva.
• Si más adelante Carmen causa baja, la plaza se libera y el contrato vigente se finaliza en cascada, con su registro.

Quién interviene

Rol	Qué hace en este ingreso
Admisiones	Alta de la persona, estancia, contrato y quien paga; registra el ingreso
Trabajo social	Valoración social y entrevista con la familia
Medicina	Valoración inicial y prescripciones
Enfermería	Historia clínica, valoración de riesgos y coordinación del PAI
Gerocultoras y TCAE	Registro de tareas de cuidado desde la app de planta
Dirección	Seguimiento del plazo del PAI y de la ocupación

Más detalle en Nueva admisión y PAI.